Chủ nhà cho thuê phòng trọ cần làm năm việc chính: ký hợp đồng thuê rõ ràng, tạo điều kiện cho người thuê đăng ký tạm trú và thực hiện thông báo lưu trú khi có người ở ngắn ngày, bảo đảm an toàn cháy nổ và điện, tính điện nước đúng quy định, và kê khai thuế cho thuê tài sản khi thuộc diện phải nộp. Tuỳ quy mô, việc cho thuê còn có thể phải đăng ký kinh doanh và đáp ứng các điều kiện theo quy định hiện hành.
Quanh khu chế xuất Tân Thuận, cho thuê phòng trọ là nguồn thu của nhiều gia đình trong các hẻm cũ của Tân Thuận Đông, Tân Thuận Tây, Bình Thuận. Bài này viết cho chủ nhà, đặc biệt những gia đình mới xây thêm vài phòng hoặc nhận lại nhà cho thuê từ người thân. Quy định về cư trú, phòng cháy chữa cháy, thuế đều có thể thay đổi; mọi điểm cụ thể nên được kiểm lại tại công an phường, cơ quan thuế và văn bản hiện hành.
Hợp đồng thuê: viết rõ để đỡ phiền về sau
Chủ nhà thường nghĩ hợp đồng chỉ để bảo vệ người thuê. Thực ra một hợp đồng rõ ràng bảo vệ chủ nhà nhiều không kém: ghi rõ số người ở, thời hạn, tiền cọc và điều kiện trả, các khoản phí, nội quy, trách nhiệm sửa chữa, thời hạn báo trước khi trả phòng. Khi có tranh chấp, đó là căn cứ duy nhất.
Ghi đủ tên và số căn cước của mọi người ở trong phòng, không chỉ người đứng tên. Danh sách này phục vụ việc đăng ký tạm trú, kê khai định mức điện nước, và giúp chủ nhà biết ai đang ở trong nhà mình. Khi có người chuyển vào hoặc chuyển đi giữa chừng, cập nhật bằng một phụ lục ngắn có chữ ký.
Hợp đồng là văn bản mà người thuê dùng để chứng minh chỗ ở hợp pháp khi đăng ký tạm trú. Chủ nhà làm hợp đồng đầy đủ, ký đúng người có quyền cho thuê, là đã giúp người thuê làm thủ tục suôn sẻ. Nếu người quản lý dãy trọ không phải chủ sở hữu, cần có văn bản uỷ quyền hoặc hợp đồng cho phép cho thuê lại.
Tạm trú và lưu trú: phân biệt để làm đúng
Đăng ký tạm trú. Theo Luật Cư trú năm 2020, công dân đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú, để lao động, học tập hoặc mục đích khác, từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú. Người thuê là người đi đăng ký, nhưng cần sự đồng ý của chủ nhà và giấy tờ chứng minh chỗ ở như hợp đồng thuê.
Thông báo lưu trú. Khi có người đến ở lại qua đêm trong thời gian ngắn, không thuộc diện đăng ký tạm trú, như người thân của người thuê từ quê lên chơi, luật cư trú yêu cầu thông báo lưu trú với công an cấp xã. Ở nhà trọ, việc thông báo thường do chủ nhà hoặc người quản lý thực hiện, qua ứng dụng, cổng dịch vụ công hoặc các hình thức được hướng dẫn.
Đơn vị tiếp nhận. Từ ngày 1/7/2025, ba phường cũ hợp thành phường Tân Thuận, nên việc đăng ký tạm trú, thông báo lưu trú tại địa bàn do công an phường Tân Thuận tiếp nhận. Nhiều thủ tục làm được trực tuyến; người lớn tuổi chưa quen có thể đến trực tiếp để được hướng dẫn.
Thay đổi địa chỉ sau sáp nhập. Địa chỉ của nhà trọ có thể đã đổi tên phường trên giấy tờ. Khi làm hợp đồng mới, ghi địa chỉ theo tên đơn vị hành chính hiện hành, kèm tên cũ nếu cần để người thuê dễ đối chiếu với giấy tờ trước đây.
An toàn cháy nổ: trách nhiệm của chủ nhà
Nhà trọ nhiều phòng, nhiều người, nhiều xe là loại nhà có rủi ro cháy cao. Luật về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ có quy định về điều kiện an toàn đối với nhà ở, nhà ở kết hợp kinh doanh; yêu cầu cụ thể tuỳ quy mô và loại công trình. Những nguyên tắc chủ nhà nên làm dù quy mô nhỏ:
- Lối thoát thứ hai: mỗi tầng, mỗi dãy nên có hơn một đường ra. Cửa sổ, ban công có khung sắt phải có ô mở được từ bên trong.
- Khu sạc xe điện riêng: tách khỏi lối thoát nạn và phòng ngủ, có ổ cắm đủ tải, có giám sát hoặc quy định giờ sạc.
- Hệ thống điện: mỗi phòng có cầu dao riêng, dây điện đi trong ống, kiểm tra định kỳ. Không để người thuê tự kéo dây nối dài chằng chịt.
- Bình chữa cháy và báo cháy: đặt bình ở hành lang, cầu thang, khu bếp chung, kiểm tra hạn; lắp thiết bị báo khói ở những chỗ dễ phát sinh cháy.
- Chìa khoá cổng: không khoá cổng mà chỉ chủ nhà có chìa. Đặt chìa dự phòng ở vị trí cố định người ở trong biết.
- Lối đi thông thoáng: không để xe, đồ đạc chắn lối đi chung và chân cầu thang.
Công an phường, lực lượng phòng cháy chữa cháy địa phương thường tổ chức hướng dẫn, kiểm tra nhà trọ. Hỏi họ về yêu cầu cụ thể đang áp dụng cho dãy trọ quy mô như của bạn, thay vì đoán. Bài về an toàn cháy nổ nhà trọ trong mục này có thêm các nguyên tắc cho người thuê.
Điện nước: kê khai định mức và tính đúng
Dãy trọ dùng chung công tơ tổng mà không kê khai số người thuê với điện lực thì phần lớn điện năng rơi vào bậc giá cao, chủ nhà hoặc phải chịu, hoặc thu lại từ người thuê với giá cao, dễ gây tranh chấp. Các quy định giá điện có cơ chế cho nhà cho thuê, cho phép kê khai số người để được tính định mức, và đặt nguyên tắc không thu của người thuê cao hơn giá bán lẻ áp dụng.
Tương tự với nước, định mức gắn với số người đăng ký cư trú. Chủ nhà giữ danh sách người thuê có tạm trú, làm thủ tục với điện lực, cấp nước khi số người thay đổi nhiều, là cách để cả hai bên trả đúng.
Lắp công tơ phụ, đồng hồ nước phụ cho từng phòng giúp tính minh bạch, giảm tranh cãi. Ghi chỉ số vào sổ có chữ ký người thuê hằng tháng, hoặc gửi ảnh chụp qua tin nhắn. Thói quen nhỏ này tránh được phần lớn bất đồng về tiền điện nước.
Thuế và đăng ký kinh doanh: nguyên lý chung
Cá nhân cho thuê tài sản, trong đó có cho thuê nhà, phòng trọ, thuộc diện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân khi doanh thu cho thuê trong năm vượt một ngưỡng theo quy định; dưới ngưỡng thì không phải nộp hai loại thuế này nhưng có thể vẫn phải kê khai. Ngưỡng doanh thu, tỷ lệ thuế, cách kê khai theo kỳ đều do pháp luật thuế quy định và có thể được điều chỉnh.
Dãy trọ quy mô lớn, có người quản lý, có dịch vụ đi kèm, có thể được coi là hoạt động kinh doanh cần đăng ký hộ kinh doanh, và có thể thuộc nhóm phải đáp ứng điều kiện về an ninh trật tự tuỳ hình thức cho thuê. Ranh giới giữa "cho thuê nhà" và "kinh doanh dịch vụ lưu trú" phụ thuộc vào cách thức hoạt động.
Cách làm an toàn: hỏi cơ quan thuế quản lý địa bàn về nghĩa vụ kê khai với doanh thu cho thuê của bạn, và hỏi công an phường về điều kiện an ninh trật tự, phòng cháy cho dãy trọ. Giữ sổ thu tiền thuê hằng tháng để có số liệu khi kê khai.
Nội quy và quan hệ với người thuê
Dãy trọ công nhân có nhịp sống đặc biệt: người đi ca ngày, người đi ca đêm, người có con nhỏ, người ở ghép. Nội quy rõ ràng giúp mọi người sống chung dễ hơn: giờ đóng mở cổng và cách ra vào ngoài giờ, giờ giữ yên lặng, khách ở lại qua đêm phải báo, chỗ để xe và chỗ sạc, chỗ phơi đồ, giờ đổ rác, không đốt vàng mã, không nấu ăn bằng bếp than trong phòng.
Nội quy nên đưa vào hợp đồng hoặc kèm theo hợp đồng, dán ở chỗ chung, nói rõ khi người thuê vào ở. Viết ngắn, dễ hiểu, nêu lý do cho những điều quan trọng như an toàn cháy nổ. Người thuê hiểu vì sao thì dễ tuân thủ hơn là chỉ thấy lệnh cấm.
Một chủ nhà sòng phẳng, trả cọc đúng hẹn, sửa chữa nhanh, báo trước khi điều chỉnh giá, thường giữ được người thuê lâu năm. Ở khu công nhân, người thuê ở lâu giới thiệu thêm người quen, giữ phòng ít trống, và chăm chút nơi ở hơn. Đó là lợi ích kinh tế thật của quan hệ tốt.
Khi người thuê chuyển đi: khép lại cho gọn
Người thuê trả phòng là lúc dễ phát sinh bất đồng nhất. Hẹn ngày giờ bàn giao, cùng kiểm phòng theo biên bản lúc nhận, chốt chỉ số điện nước, thống nhất số tiền cọc trả lại và các khoản trừ nếu có, ghi vào giấy có chữ ký hai bên. Trả cọc đúng hẹn; người thuê đi rồi mà vẫn phải gọi đòi cọc nhiều lần là cách nhanh nhất để dãy trọ mang tiếng xấu trong khu công nhân.
Về cư trú, khi người thuê không còn ở tại chỗ ở đã đăng ký, việc xoá đăng ký tạm trú được thực hiện theo quy định của luật cư trú. Chủ nhà nên hỏi công an phường về trách nhiệm của mình trong trường hợp người thuê chuyển đi mà chưa làm thủ tục, để danh sách người cư trú tại nhà mình luôn đúng thực tế. Danh sách đúng cũng giúp kê khai định mức điện nước chính xác.
Trước khi cho người mới vào, kiểm lại phòng: ổ cắm, dây điện, khoá cửa, vòi nước, bình chữa cháy ở hành lang. Sửa những hư hỏng nhỏ ngay giữa hai lượt thuê luôn rẻ hơn để người mới phát hiện và phàn nàn.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà có phải đi đăng ký tạm trú cho người thuê không?
Người thuê là người thực hiện đăng ký tạm trú, nhưng cần chủ nhà đồng ý cho đăng ký tại chỗ ở của mình và cung cấp giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp như hợp đồng thuê. Nhiều chủ nhà hỗ trợ người thuê làm thủ tục để quản lý tốt hơn. Kiểm quy định hiện hành tại công an phường.
Người thân của người thuê lên chơi vài ngày có phải báo không?
Người đến ở lại qua đêm ngắn ngày, không thuộc diện đăng ký tạm trú, thuộc diện thông báo lưu trú theo luật cư trú. Ở nhà trọ, chủ nhà hoặc người quản lý thường thực hiện thông báo; người thuê có trách nhiệm báo cho chủ nhà biết khi có khách ở lại.
Cho thuê vài phòng có phải nộp thuế không?
Phụ thuộc vào tổng doanh thu cho thuê trong năm so với ngưỡng theo quy định thuế hiện hành. Dưới ngưỡng thì không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân nhưng có thể vẫn phải kê khai. Hỏi cơ quan thuế quản lý địa bàn để biết nghĩa vụ cụ thể.
Dãy trọ nhỏ có cần trang bị bình chữa cháy không?
Quy định cụ thể về trang bị phòng cháy tuỳ quy mô và loại công trình, nhưng về nguyên tắc an toàn, bình chữa cháy ở hành lang và thiết bị báo khói là những trang bị rẻ mà có thể cứu người. Hỏi công an phường về yêu cầu áp dụng cho dãy trọ của bạn.
Người thuê nợ tiền phòng rồi bỏ đi thì làm sao?
Tiền cọc là khoản bảo đảm cho trường hợp này theo thoả thuận trong hợp đồng. Lưu lại thông tin, tin nhắn, sổ thu tiền. Không tự ý giữ giấy tờ tuỳ thân của người thuê để ép trả nợ. Khi cần, nhờ tổ hoà giải ở cơ sở hoặc giải quyết theo thủ tục dân sự.
Có được giữ căn cước của người thuê để quản lý không?
Không nên. Giữ giấy tờ tuỳ thân của người khác dễ gây rắc rối pháp lý và làm người thuê không làm được các thủ tục cần thiết. Chỉ cần đối chiếu, ghi số vào hợp đồng, chụp lại khi người thuê đồng ý, và trả lại ngay.