Hồ sơ xin việc phổ thông ở các nhà máy quanh Tân Thuận thường gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bản sao bằng cấp (nếu vị trí yêu cầu), giấy khám sức khoẻ, ảnh; một số vị trí cần thêm phiếu lý lịch tư pháp. Bản sao có thể chứng thực tại phường Tân Thuận hoặc văn phòng công chứng; phiếu lý lịch tư pháp có thể xin trực tuyến qua VNeID.
Nhiều người vẫn chuẩn bị theo "bộ hồ sơ xin việc" bán sẵn ở tiệm photo và đi chứng thực cả chồng giấy, trong khi nhiều doanh nghiệp giờ chỉ cần căn cước gắn chip và thông tin tra từ ứng dụng. Bài này giúp bạn biết giấy nào thật sự cần, chứng thực ở đâu, tránh tốn tiền tốn công. Chuyện tìm việc, đọc hợp đồng lao động, tránh lừa đảo tuyển dụng là đề tài của chuyên mục việc làm trên trang; ở đây chỉ bàn phần giấy tờ.
Bộ hồ sơ thường gặp và mức cần thiết
Mỗi doanh nghiệp có yêu cầu riêng; đọc kỹ thông báo tuyển dụng hoặc hỏi bộ phận tuyển dụng trước khi chuẩn bị:
| Giấy tờ | Thường cần không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Căn cước gắn chip | Luôn cần | Nhiều nơi chỉ cần xuất trình, chụp lại; không cần bản sao chứng thực |
| Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch | Thường cần | Nhiều nơi có mẫu riêng điền tại chỗ |
| Bản sao bằng tốt nghiệp, chứng chỉ | Vị trí có yêu cầu trình độ | Mang bản chính để đối chiếu thay vì chứng thực nhiều bản |
| Giấy khám sức khoẻ | Thường cần | Khám ở cơ sở đủ điều kiện; một số doanh nghiệp tự tổ chức khám |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Một số vị trí | Kho, bảo vệ, tài chính, lái xe, làm với trẻ em… |
| Ảnh thẻ | Thường cần | Theo kích thước yêu cầu |
| Giấy xác nhận cư trú | Ít khi cần | Thông tin cư trú tra qua VNeID |
Mẹo: hỏi trước "bản sao có cần chứng thực không, hay chỉ cần đối chiếu bản chính". Câu hỏi này tiết kiệm cho bạn vài buổi đi lại và tiền chứng thực.
Chứng thực bản sao: ở phường hay văn phòng công chứng
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc xác nhận bản sao đúng với bản chính. Theo quy định về chứng thực, việc này làm được ở uỷ ban cấp xã và ở tổ chức hành nghề công chứng, cùng một số cơ quan khác tuỳ loại giấy. Ở phường Tân Thuận, bộ phận một cửa nhận chứng thực bản sao giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp; bạn mang bản chính và bản photo, cán bộ đối chiếu và đóng dấu.
Văn phòng công chứng tiện ở chỗ mở cửa thêm giờ, có nơi làm cả thứ bảy, hợp với người đi làm ca. Bản sao chứng thực ở phường và ở văn phòng công chứng có giá trị như nhau. Lệ phí chứng thực tính theo trang, theo bản; mức cụ thể niêm yết tại nơi chứng thực.
Giấy tờ không chứng thực được: bản chính bị tẩy xoá, rách nát không còn đọc rõ, giấy tờ có dấu "mật", giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp chưa hợp pháp hoá. Bằng cấp mua trên mạng hay "làm hộ" không qua được khâu đối chiếu nghiêm túc, và dùng giấy tờ giả để xin việc là vi phạm pháp luật, có thể bị xử lý chứ không đơn giản là bị loại hồ sơ.
Sơ yếu lý lịch: có cần xin xác nhận không
Pháp luật không bắt buộc phường xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch. Việc phường làm được là chứng thực chữ ký của bạn trên bản sơ yếu lý lịch, tức xác nhận chữ ký đúng là của bạn, không xác nhận nội dung bạn khai. Nhiều doanh nghiệp đã bỏ yêu cầu này.
Khai trung thực. Sơ yếu lý lịch là lời khai của bạn; khai sai về trình độ, quá trình làm việc có thể là căn cứ để doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng khi phát hiện. Không cần tô vẽ, cứ ghi đúng những gì đã làm, kể cả những công việc thời vụ.
Dùng mẫu doanh nghiệp đưa nếu có. Nhiều nhà máy phát mẫu riêng tại buổi phỏng vấn; khi đó bộ sơ yếu lý lịch mua sẵn không cần nữa.
Ghi số liên lạc và người liên hệ khẩn cấp đúng. Đây là thông tin doanh nghiệp dùng khi có chuyện; ghi người thân có thể nghe máy, không ghi người cùng phòng sắp chuyển đi.
Xin phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến
Phiếu lý lịch tư pháp chứng minh bạn có hay không có án tích. Việc cấp phiếu qua ứng dụng VNeID đã được triển khai rộng; mạch chung như sau:
- Đăng nhập VNeID bằng tài khoản định danh mức 2.
- Chọn thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp, chọn loại phiếu theo yêu cầu của nơi nhận (thường là phiếu số 1 khi xin việc).
- Kiểm các thông tin tự động điền từ dữ liệu dân cư, bổ sung nơi cư trú trước đây nếu được hỏi.
- Chọn hình thức nhận: bản điện tử, bản giấy gửi qua bưu chính hoặc nhận trực tiếp.
- Nộp lệ phí trực tuyến theo mức hiển thị.
- Theo dõi trạng thái; phiếu điện tử có thể tích hợp trong ứng dụng để xuất trình.
Doanh nghiệp không có quyền tự đi xin lý lịch tư pháp của bạn; họ chỉ yêu cầu bạn nộp. Nếu một nơi đòi bạn cung cấp tài khoản VNeID để "tự kiểm tra", hãy từ chối.
Giấy khám sức khoẻ: khám ở đâu cho khỏi phải khám lại
Giấy khám sức khoẻ để đi làm phải do cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện cấp, theo mẫu của ngành y tế, và có thời hạn sử dụng nhất định kể từ ngày ký. Nhiều người khám ở nơi rẻ nhất rồi bị doanh nghiệp từ chối vì không đúng mẫu hoặc thiếu mục khám. Trước khi khám, hỏi doanh nghiệp có yêu cầu đặc biệt không: một số vị trí trong nhà máy thực phẩm, dược phẩm, hoặc vị trí lái xe nâng cần khám thêm hạng mục.
Một số doanh nghiệp trong khu chế xuất tự tổ chức khám sức khoẻ đầu vào cho người trúng tuyển. Khi đó bạn không cần tự đi khám trước; hỏi rõ để tránh tốn tiền hai lần.
Tuyệt đối không mua giấy khám sức khoẻ "không cần khám". Ngoài chuyện vi phạm pháp luật, giấy khám là công cụ bảo vệ bạn: phát hiện sớm vấn đề sức khoẻ trước khi vào làm môi trường có yếu tố độc hại, và là mốc so sánh khi sau này cần chứng minh bệnh nghề nghiệp.
Giấy tờ khi nhận việc: những thứ doanh nghiệp sẽ hỏi thêm
Khi đã trúng tuyển, bộ phận nhân sự thường xin thêm thông tin để làm hợp đồng và đóng bảo hiểm: số định danh cá nhân (cũng là mã số thuế cá nhân theo quy định mới), số sổ bảo hiểm xã hội nếu bạn từng đi làm, số tài khoản ngân hàng đứng tên chính bạn để nhận lương, thông tin người phụ thuộc nếu muốn đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Nếu bạn từng làm ở công ty khác, kiểm quá trình đóng bảo hiểm xã hội trên ứng dụng của ngành bảo hiểm xã hội hoặc VNeID để đảm bảo các giai đoạn trước đã được ghi nhận. Thông tin sai lệch nên được chỉnh sớm; để lâu thì việc tra cứu, xác minh với công ty cũ khó hơn, nhất là khi công ty cũ đã đổi chủ hoặc dời đi.
Đừng giao bản gốc căn cước, bằng cấp cho doanh nghiệp giữ. Pháp luật lao động cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Doanh nghiệp tử tế chỉ cần bản sao hoặc ảnh chụp.
Người nước ngoài, người từ nước ngoài về xin việc
Khu chế xuất Tân Thuận có không ít doanh nghiệp vốn nước ngoài; một số người Việt từng làm việc, học tập ở nước ngoài về xin việc với bằng cấp nước ngoài. Bằng cấp do cơ sở nước ngoài cấp thường cần hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước) và dịch thuật có chứng thực trước khi dùng trong hồ sơ ở Việt Nam. Một số vị trí còn yêu cầu công nhận văn bằng theo quy định của ngành giáo dục.
Người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp trong khu chế xuất cần giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép theo quy định, cùng phiếu lý lịch tư pháp của nước sở tại hoặc của Việt Nam tuỳ trường hợp. Phần này thường do doanh nghiệp bảo lãnh lo; người lao động cần chuẩn bị sớm giấy tờ từ nước mình vì thời gian xin và hợp pháp hoá có thể kéo dài.
Với người làm nghề có chứng chỉ hành nghề — lái xe nâng, vận hành cần cẩu, thợ hàn áp lực — chứng chỉ phải còn hiệu lực và được công nhận theo quy định Việt Nam. Hỏi doanh nghiệp về yêu cầu cụ thể trước khi nộp.
Mất giấy tờ trước ngày phỏng vấn: xin lại nhanh nhất thế nào
Ở phòng trọ, giấy tờ hay thất lạc khi chuyển chỗ, bị ướt khi mưa dột, hoặc để quên ở quê. Trước ngày phỏng vấn mà phát hiện thiếu, đừng hoảng. Căn cước mất thì đến công an để làm thủ tục cấp lại; trong lúc chờ, tài khoản định danh điện tử trên VNeID có thể dùng để chứng minh nhân thân ở nhiều nơi. Hỏi doanh nghiệp xem có chấp nhận tạm thời hay không.
Bằng tốt nghiệp bị mất không được cấp lại bản chính, nhưng có thể xin bản sao từ sổ gốc tại trường hoặc cơ quan đang quản lý sổ gốc. Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay bản chính. Nếu trường ở quê, nhiều nơi nhận yêu cầu qua bưu chính hoặc trực tuyến; người thân có thể đi làm thay khi có giấy uỷ quyền phù hợp.
Giấy khai sinh thất lạc thì xin trích lục từ dữ liệu hộ tịch, nhiều trường hợp làm được trực tuyến. Với các giấy tờ cần gấp, hỏi thẳng nơi tuyển dụng có thể bổ sung sau vài ngày không; đa số doanh nghiệp đồng ý nếu bạn trình bày rõ và đã nộp yêu cầu cấp lại.
Câu hỏi thường gặp
Xin việc công nhân có cần chứng thực căn cước không?
Thường không. Với căn cước gắn chip, nhiều doanh nghiệp chỉ cần xuất trình để chụp hoặc quét thông tin. Hỏi bộ phận tuyển dụng trước khi đi chứng thực để đỡ tốn công.
Chứng thực bản sao ở phường Tân Thuận cần mang gì?
Mang bản chính giấy tờ và bản photo rõ nét; cán bộ đối chiếu rồi chứng thực. Bạn cũng có thể làm ở văn phòng công chứng, giá trị như nhau, nhiều nơi làm thêm giờ hợp với người đi ca.
Phường có xác nhận sơ yếu lý lịch không?
Phường chứng thực chữ ký của bạn trên sơ yếu lý lịch, không xác nhận nội dung. Nhiều doanh nghiệp đã không còn đòi xác nhận này; hỏi trước khi làm.
Xin lý lịch tư pháp mất bao lâu?
Thời hạn cấp phiếu theo quy định và tuỳ trường hợp có phải xác minh ở nhiều nơi. Nộp qua VNeID giúp theo dõi tiến độ; nên xin sớm nếu vị trí ứng tuyển yêu cầu.
Công ty giữ bằng gốc của mình có đúng không?
Không đúng. Bộ luật Lao động cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Bạn có thể từ chối và chỉ cung cấp bản sao.
Giấy khám sức khoẻ có thời hạn bao lâu?
Giấy khám sức khoẻ có thời hạn sử dụng theo quy định của ngành y tế tính từ ngày ký. Nếu chưa biết lúc nào nộp, đừng khám quá sớm; hỏi doanh nghiệp có tự tổ chức khám hay không.