Trước khi ký hợp đồng hay nhận hoá đơn từ một đối tác ở Tân Thuận, nên kiểm tối thiểu bốn điều: mã số thuế và tình trạng hoạt động trên hệ thống của ngành thuế; thông tin đăng ký doanh nghiệp (tên, người đại diện, ngành nghề, vốn, lịch sử thay đổi) trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; địa chỉ trụ sở có thật và có hoạt động; và người ký hợp đồng có thẩm quyền.
Ở một phường có vài nghìn doanh nghiệp, phần lớn là công ty thương mại, dịch vụ nhỏ, việc gặp phải đối tác thiếu tin cậy không hiếm: công ty đã ngừng hoạt động vẫn xuất hoá đơn, công ty "ma" lập ra để bán hoá đơn, người tự xưng giám đốc mà không có tên trên đăng ký. Danh bạ doanh nghiệp của trang giúp bạn tìm ra tên đối tác tiềm năng theo ngành; còn bài này hướng dẫn những bước kiểm tra tiếp theo để quyết định có làm ăn hay không. Không có phép kiểm nào bảo đảm tuyệt đối, nhưng làm đủ các bước giảm rủi ro rất nhiều.
Kiểm gì, ở đâu, để làm gì
Các nguồn tra cứu chính thức và thông tin bạn lấy được. Tên cổng, giao diện có thể thay đổi; tìm theo cơ quan quản lý:
| Kiểm | Nguồn | Thông tin lấy được |
|---|---|---|
| Mã số thuế, tình trạng | Trang tra cứu của ngành thuế | Đang hoạt động, tạm ngừng, ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký |
| Đăng ký doanh nghiệp | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp | Tên, địa chỉ, người đại diện, ngành nghề, vốn, các lần thay đổi |
| Hoá đơn | Trang tra cứu hoá đơn điện tử của ngành thuế | Hoá đơn có thật, khớp người bán, người mua |
| Giấy phép ngành | Cơ quan cấp phép chuyên ngành | Giấy phép vận tải, an toàn thực phẩm, bảo vệ, cho thuê lại lao động… |
| Thực tế | Đến trụ sở, kho, xưởng | Có người làm việc, có hàng, có máy móc như giới thiệu |
Lưu lại ảnh chụp kết quả tra cứu kèm ngày giờ trong hồ sơ đối tác. Nếu sau này có tranh chấp hay bị cơ quan thuế hỏi về hoá đơn đầu vào, đó là bằng chứng bạn đã thẩm định hợp lý.
Mã số thuế và tình trạng hoạt động: đọc cho đúng
Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Trên trang tra cứu của ngành thuế, tình trạng có thể là đang hoạt động, tạm ngừng kinh doanh, ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế, đã đóng mã số thuế, hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Chỉ trạng thái "đang hoạt động" mới là bình thường; mọi trạng thái khác là tín hiệu dừng lại để hỏi.
Đặc biệt chú ý trạng thái "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký". Cơ quan thuế xác minh và kết luận doanh nghiệp không còn ở địa chỉ khai báo. Hoá đơn do doanh nghiệp ở trạng thái này xuất ra có thể bị coi là không hợp pháp, người mua bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Ở Tân Thuận, nơi nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng nhỏ, văn phòng ảo, chuyển địa chỉ thường xuyên, trạng thái này không phải hiếm.
Kiểm lại định kỳ với đối tác lâu năm, không chỉ lần đầu. Một nhà cung cấp tốt hôm nay có thể gặp khó khăn, ngừng hoạt động sau vài tháng; hoá đơn bạn nhận trong giai đoạn đó cần được xem lại.
Đọc thông tin đăng ký doanh nghiệp như người thẩm định
Ngày thành lập. Công ty mới thành lập vài tháng mà nhận hợp đồng lớn, có lời mời hợp tác hấp dẫn bất thường, cần kiểm thêm. Không phải công ty mới nào cũng đáng ngờ, nhưng đây là một yếu tố.
Lịch sử thay đổi. Đổi người đại diện, đổi chủ sở hữu, đổi địa chỉ nhiều lần trong thời gian ngắn là dấu hiệu bất ổn. Đặc biệt khi công ty được "mua lại" rồi đổi toàn bộ ngành nghề.
Ngành nghề đăng ký. Ngành chính khớp với việc họ chào bán hay không. Công ty đăng ký tư vấn mà bán thép, công ty ăn uống mà nhận vận tải container — hỏi lý do.
Vốn điều lệ. Vốn điều lệ không phản ánh tài sản thật nhưng cho biết mức cam kết. Hợp đồng giá trị lớn gấp nhiều lần vốn điều lệ thì đòi thêm bảo đảm như bảo lãnh, đặt cọc.
Người đại diện theo pháp luật. Người ký hợp đồng phải là người đại diện hoặc có giấy uỷ quyền hợp lệ. Hỏi xem căn cước của người ký, đối chiếu với thông tin đăng ký.
Dấu hiệu công ty "ma" và đường dây hoá đơn
Cơ quan thuế nhiều lần cảnh báo về các doanh nghiệp được lập ra chủ yếu để mua bán hoá đơn: đăng ký bằng giấy tờ của người khác, trụ sở ảo, không có hoạt động sản xuất kinh doanh thật, xuất hoá đơn với khối lượng lớn rồi bỏ trốn. Người mua hoá đơn từ những công ty này, dù vô tình, có thể bị truy thu thuế, xử phạt, thậm chí bị điều tra.
Những dấu hiệu đáng ngờ: giá chào thấp bất thường so với thị trường; đề nghị xuất hoá đơn giá trị khác với giá trị giao dịch thật; yêu cầu thanh toán tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản cá nhân; giao hàng từ một bên, hoá đơn từ bên khác; không có kho, xưởng, nhân viên; người liên hệ né tránh gặp trực tiếp tại trụ sở.
Nguyên tắc tự bảo vệ đơn giản: hàng hoá, dịch vụ thật, giá thật, hoá đơn đúng người bán thật, thanh toán qua tài khoản ngân hàng đứng tên công ty bán. Giao dịch nào lệch khỏi nguyên tắc này đều đáng dừng lại.
Quy trình thẩm định đối tác cho doanh nghiệp nhỏ
Không cần phòng pháp chế; một quy trình gọn mà đều đặn là đủ cho phần lớn giao dịch:
- Tra mã số thuế, tình trạng hoạt động; lưu ảnh chụp.
- Tra thông tin đăng ký doanh nghiệp, đọc lịch sử thay đổi, người đại diện.
- Kiểm giấy phép ngành nếu đối tác làm ngành có điều kiện.
- Đến trụ sở, kho, xưởng ít nhất một lần với đối tác quan trọng; ghi chú những gì thấy.
- Hỏi khách hàng khác của họ (nếu được giới thiệu) về kinh nghiệm làm việc.
- Bắt đầu bằng đơn hàng nhỏ, thanh toán chuyển khoản, theo dõi chất lượng và hoá đơn.
- Định kỳ tra lại tình trạng với đối tác thường xuyên, nhất là trước các đơn lớn.
Với nhà máy trong khu chế xuất, quy trình thẩm định nhà cung cấp còn chặt hơn nhiều; nếu bạn là nhà cung cấp, chuẩn bị sẵn để được kiểm như vậy.
Ghi kết quả mỗi lần thẩm định vào một bảng tính đơn giản: tên đối tác, mã số thuế, ngày tra, trạng thái, người phụ trách, ghi chú. Sau một năm, bảng ấy là bộ nhớ của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào trí nhớ của một nhân viên đã nghỉ việc.
Hợp đồng và thanh toán: lớp bảo vệ cuối
Thẩm định tốt mà hợp đồng sơ sài thì vẫn hở. Hợp đồng nên ghi rõ: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện của hai bên; hàng hoá, dịch vụ cụ thể, tiêu chuẩn chất lượng; giá, thuế, phương thức và thời hạn thanh toán; giao nhận, nghiệm thu; phạt vi phạm, bồi thường; cách giải quyết tranh chấp. Hợp đồng mẫu tải trên mạng thường thiếu những điều khoản quan trọng nhất với ngành của bạn.
Thanh toán qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp bán, khớp với thông tin đăng ký. Đây vừa là điều kiện để khấu trừ thuế với giao dịch từ ngưỡng giá trị theo quy định, vừa là bằng chứng giao dịch thật. Cảnh giác cao độ khi đối tác đột ngột đổi số tài khoản nhận tiền qua thư điện tử hay tin nhắn — đây là thủ đoạn lừa đảo phổ biến; gọi điện xác nhận qua số đã biết trước khi chuyển.
Đặt cọc, tạm ứng với đối tác mới nên ở mức vừa phải và gắn với mốc giao hàng. Với khách hàng mua chịu, đặt hạn mức công nợ và theo dõi tuổi nợ hằng tháng.
Dùng danh bạ để tìm, dùng tra cứu để quyết
Danh bạ doanh nghiệp trên địa bàn là công cụ tìm kiếm: bạn cần nhà cung cấp bao bì, công ty vận tải, đơn vị xây dựng nhà xưởng ở gần, danh bạ cho danh sách theo nhóm ngành. Nhưng có tên trong danh bạ không phải là lời bảo đảm. Danh bạ được tổng hợp từ dữ liệu đăng ký công khai, không đánh giá chất lượng hay uy tín.
Từ danh sách đó, bạn lọc bằng các bước tra cứu trên, rồi gặp trực tiếp. Đối tác ở cùng phường có lợi thế là đến tận nơi xem được trong buổi chiều. Hỏi thêm những doanh nghiệp hàng xóm, những người đã từng làm việc với họ; trong một cộng đồng kinh doanh tập trung như quanh khu chế xuất, tiếng tốt, tiếng xấu đều có người biết.
Ngược lại, nếu bạn là doanh nghiệp muốn được tìm thấy và tin cậy: giữ thông tin đăng ký cập nhật, trụ sở hoạt động thật, nộp thuế đúng hạn, minh bạch về người đại diện. Đó là hồ sơ năng lực tốt nhất trước mọi phép tra cứu.
Đối tác nước ngoài và doanh nghiệp chế xuất: kiểm thêm gì
Làm việc với doanh nghiệp chế xuất trong khu hoặc đối tác nước ngoài, ngoài các bước trên còn vài điểm riêng. Doanh nghiệp vốn nước ngoài có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, trong đó ghi mục tiêu dự án, quy mô, thời hạn hoạt động; hợp đồng của bạn nên nằm trong phạm vi hoạt động đó. Doanh nghiệp chế xuất có chế độ hải quan, thuế riêng, ảnh hưởng cách lập hoá đơn và chứng từ khi bạn bán hàng cho họ.
Với đối tác ở nước ngoài, ví dụ một công ty mẹ đặt hàng cho nhà máy con ở Tân Thuận, hỏi rõ ai là bên ký hợp đồng, ai thanh toán, thanh toán từ đâu. Thanh toán từ một bên thứ ba không liên quan đến hợp đồng là dấu hiệu cần dừng lại, vì có thể liên quan đến rủi ro về ngoại hối, thuế, thậm chí rửa tiền.
Thư điện tử giả mạo đối tác nước ngoài — thay đổi một ký tự trong tên miền — là thủ đoạn lừa đảo nhắm vào các nhà cung cấp quanh khu chế xuất. Luôn kiểm địa chỉ thư gửi đến và xác nhận qua kênh liên lạc khác khi có yêu cầu bất thường.
Câu hỏi thường gặp
Tra mã số thuế công ty ở đâu?
Trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của ngành thuế và cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hai nguồn cho biết tình trạng hoạt động, địa chỉ, người đại diện và lịch sử thay đổi.
Trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có nghĩa là gì?
Cơ quan thuế đã xác minh doanh nghiệp không còn hoạt động ở địa chỉ đã khai. Hoá đơn của doanh nghiệp ở trạng thái này có thể không được chấp nhận để khấu trừ thuế hay tính chi phí. Nên dừng giao dịch và hỏi rõ.
Làm sao biết người ký hợp đồng có thẩm quyền?
Đối chiếu tên người đại diện theo pháp luật trên thông tin đăng ký doanh nghiệp; nếu người khác ký, yêu cầu giấy uỷ quyền hợp lệ. Xem căn cước của người ký và lưu bản sao trong hồ sơ.
Có tên trong danh bạ doanh nghiệp có nghĩa là uy tín không?
Không. Danh bạ tổng hợp từ dữ liệu đăng ký công khai, giúp tìm kiếm theo ngành và địa bàn, không đánh giá chất lượng. Vẫn phải tra cứu, gặp trực tiếp và bắt đầu bằng giao dịch nhỏ.
Mua hàng từ công ty sau này bị phát hiện bán hoá đơn thì sao?
Người mua có thể bị truy thu thuế, loại chi phí, xử phạt, tuỳ việc có chứng minh được giao dịch thật hay không. Hàng thật, giá thật, thanh toán chuyển khoản và hồ sơ thẩm định là bằng chứng quan trọng.
Đối tác đổi số tài khoản nhận tiền qua thư điện tử thì làm gì?
Không chuyển tiền ngay. Gọi điện xác nhận qua số liên lạc đã biết từ trước, đối chiếu tài khoản đứng tên công ty. Đây là thủ đoạn lừa đảo phổ biến nhằm vào doanh nghiệp.