Hợp đồng thuê phòng trọ nên làm bằng văn bản, ghi đủ thông tin hai bên, địa chỉ phòng, thời hạn, giá thuê và điều kiện điều chỉnh giá, các khoản phí kèm theo, số tiền cọc và điều kiện trả cọc, thời hạn báo trước khi chấm dứt, trách nhiệm sửa chữa, cùng biên bản bàn giao tình trạng phòng. Hợp đồng rõ ràng là cách tốt nhất để lấy lại tiền cọc khi trả phòng và là giấy tờ chứng minh chỗ ở khi đăng ký tạm trú.
Thuê nhà ở là quan hệ dân sự, chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự và Luật Nhà ở. Bài này giải thích nguyên lý để bạn đọc và đề nghị sửa hợp đồng, không thay cho tư vấn pháp lý. Mọi chi tiết về thủ tục, công chứng, thuế đều có thể thay đổi; khi có tranh chấp, hỏi trợ giúp pháp lý hoặc người có chuyên môn.
Những mục một hợp đồng thuê trọ nên có
Nhiều chủ trọ dùng mẫu có sẵn một trang. Đối chiếu với danh sách dưới đây, mục nào thiếu thì đề nghị viết thêm tay vào và cả hai cùng ký bên cạnh:
- Thông tin hai bên: họ tên, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại của chủ nhà và của tất cả người ở trong phòng.
- Địa chỉ và mô tả phòng: số phòng, tầng, diện tích ước chừng, đồ đạc kèm theo như giường, tủ, máy lạnh, bình nóng lạnh.
- Thời hạn thuê: từ ngày nào đến ngày nào, có tự gia hạn không.
- Giá thuê và kỳ thanh toán: trả theo tháng, ngày nào trong tháng, trả tiền mặt hay chuyển khoản.
- Điều chỉnh giá: trong thời hạn hợp đồng có được tăng giá không, nếu có thì báo trước bao lâu.
- Các khoản phí: cách tính tiền điện, nước, rác, mạng, gửi xe.
- Tiền cọc: số tiền, dùng để bảo đảm điều gì, trả lại khi nào và trong trường hợp nào bị trừ.
- Chấm dứt hợp đồng: mỗi bên phải báo trước bao lâu, trả phòng trước hạn thì xử lý cọc thế nào, chủ nhà lấy lại phòng trước hạn thì sao.
- Sửa chữa: hư hỏng nào chủ nhà sửa, hư hỏng nào người thuê chịu.
- Nội quy kèm theo và chữ ký của hai bên trên mọi trang.
Hợp đồng nên làm hai bản, mỗi bên giữ một. Nếu chủ nhà giữ bản duy nhất, xin chụp lại toàn bộ các trang có chữ ký. Bản hợp đồng của bạn sẽ cần đến khi đăng ký tạm trú, khi đổi địa chỉ trên giấy tờ, và khi có tranh chấp về tiền cọc.
Tiền cọc: bảo đảm cho điều gì
Tiền cọc trong thuê trọ thường là một khoản người thuê giao cho chủ nhà để bảo đảm thực hiện hợp đồng: trả tiền thuê đúng hạn, giữ gìn phòng, báo trước khi trả phòng. Khi hợp đồng kết thúc đúng thoả thuận, khoản cọc được trả lại, có thể trừ đi các khoản còn nợ hoặc chi phí sửa chữa hư hỏng do người thuê gây ra.
Vấn đề là "trừ" bao nhiêu và vì lý do gì thường không được viết rõ. Hợp đồng tốt nên ghi: cọc được trả trong bao nhiêu ngày sau khi bàn giao phòng; những khoản nào được trừ; hư hao tự nhiên do sử dụng bình thường như sơn tường cũ đi, vòi nước mòn có bị tính không. Theo nguyên lý chung, hao mòn tự nhiên khác với hư hỏng do lỗi người thuê.
Một điều khoản hay gặp là trả phòng trước hạn thì mất cọc. Điều khoản này có hiệu lực nếu hai bên đã thoả thuận, nên đọc kỹ trước khi ký. Người làm công nhân có thể phải chuyển chỗ làm bất ngờ, nên đề nghị thêm cách xử lý mềm hơn, ví dụ báo trước một khoảng thời gian thì được nhận lại cọc, hoặc tìm được người thuê thay thì được nhận lại cọc.
Biên bản bàn giao: tờ giấy giữ tiền cọc
Lúc nhận phòng là lúc ai cũng vội, nhưng đây là lúc quan trọng nhất với tiền cọc. Lập một biên bản bàn giao ghi tình trạng phòng: tường có vết bẩn, lỗ đinh ở đâu; cửa, khoá có hư không; đồ đạc kèm theo hoạt động thế nào; chỉ số công tơ điện, đồng hồ nước ngày nhận.
Chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ phòng khi nhận, có cả ngày giờ, rồi gửi cho chủ nhà qua tin nhắn để cả hai cùng lưu. Một đoạn video vài phút giải quyết được phần lớn tranh cãi về "vết này có từ trước hay do bạn làm".
Khi trả phòng, làm lại đúng như vậy: dọn sạch, chụp ảnh, ghi chỉ số điện nước, mời chủ nhà cùng kiểm. Đối chiếu với biên bản lúc nhận. Hư hỏng nào có từ trước thì chỉ ra ảnh cũ. Thống nhất số tiền trả lại và ngày trả, ghi vào một tờ giấy có chữ ký hai bên.
Các tình huống tiền cọc hay gặp
Bảng dưới mô tả hướng xử lý hợp lý dựa trên thoả thuận rõ ràng; kết quả thực tế phụ thuộc vào nội dung hợp đồng đã ký:
| Tình huống | Hướng xử lý thường gặp | Cách phòng ngừa |
|---|---|---|
| Trả phòng đúng hạn, báo trước đủ | Nhận lại cọc, trừ khoản còn nợ nếu có | Giữ biên bản bàn giao, ảnh lúc nhận và trả |
| Trả phòng trước hạn, có báo trước | Tuỳ hợp đồng: mất một phần, mất hết hoặc nhận lại đủ | Thoả thuận điều khoản trả trước hạn ngay khi ký |
| Bỏ đi không báo | Thường mất cọc theo thoả thuận | Luôn báo bằng tin nhắn có lưu lại |
| Chủ nhà lấy lại phòng trước hạn | Người thuê có thể được trả lại cọc và bồi thường theo thoả thuận | Ghi điều khoản này trong hợp đồng |
| Chủ nhà bán nhà, đổi chủ | Hợp đồng thuê thường vẫn được tiếp tục theo nguyên tắc pháp luật dân sự, trừ thoả thuận khác | Giữ hợp đồng, liên hệ chủ mới sớm |
| Tranh cãi về hư hỏng | Đối chiếu biên bản, ảnh; chia theo lỗi | Biên bản bàn giao chi tiết |
Nếu không thoả thuận được, có thể nhờ tổ dân phố, ban điều hành khu phố hoặc tổ hoà giải ở cơ sở hỗ trợ hoà giải. Phần lớn tranh chấp tiền cọc phòng trọ được giải quyết ở bước này khi có giấy tờ rõ ràng.
Tăng giá phòng và gia hạn hợp đồng
Người thuê trọ hay lo nhất là bị tăng giá đột ngột. Nguyên tắc chung: giá thuê đã thoả thuận trong hợp đồng thì giữ trong thời hạn hợp đồng, trừ khi hợp đồng có điều khoản cho phép điều chỉnh. Vì vậy, hợp đồng nên ghi rõ có điều chỉnh giá trong thời hạn không, nếu có thì theo nguyên tắc nào và phải báo trước bao lâu.
Khi hợp đồng hết hạn, chủ nhà có quyền đề nghị giá mới cho kỳ tiếp theo, người thuê có quyền chấp nhận hay chuyển đi. Thương lượng dễ hơn khi bạn là người thuê lâu, trả tiền đúng hạn, giữ phòng sạch. Nên nói chuyện gia hạn trước khi hết hạn một khoảng, để còn thời gian tìm chỗ khác nếu không thống nhất.
Các khoản phí đi kèm như điện, nước, rác, gửi xe cũng có thể thay đổi. Điện, nước có quy định riêng về giá áp cho người thuê nhà, có bài riêng trong mục này. Các khoản dịch vụ khác do thoả thuận; đề nghị ghi vào hợp đồng để có căn cứ khi có thay đổi.
Có cần công chứng hợp đồng thuê trọ không
Với thuê nhà ở giữa cá nhân, quy định về công chứng, chứng thực đã thay đổi qua các lần sửa luật; theo Luật Nhà ở hiện hành, nhiều trường hợp cho thuê nhà ở không bắt buộc công chứng, trừ khi các bên có nhu cầu. Phòng trọ quanh khu chế xuất phần lớn ký hợp đồng giấy tay có chữ ký hai bên, và văn bản đó vẫn có giá trị như một thoả thuận dân sự.
Điều quan trọng hơn công chứng là nội dung rõ ràng và có chữ ký của đúng người có quyền cho thuê. Nếu người ký hợp đồng với bạn là người quản lý, người thuê lại toàn bộ dãy trọ để cho thuê lại, hỏi họ có được chủ nhà đồng ý cho thuê lại không. Trường hợp người cho thuê lại không có quyền, bạn có thể gặp rắc rối khi chủ nhà thật lấy lại nhà.
Khi làm thủ tục đăng ký tạm trú, giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp thường là hợp đồng thuê hoặc văn bản đồng ý của chủ nhà. Quy định cụ thể về loại giấy tờ được chấp nhận có thể thay đổi, nên kiểm trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi công an phường trước khi đi làm.
Đóng tiền phòng hằng tháng: giữ biên nhận
Nhiều tranh chấp không đến từ tiền cọc mà từ chuyện "tháng trước đã đóng chưa". Đóng tiền mặt thì xin chủ nhà ghi vào sổ thu tiền hoặc biên nhận có chữ ký, ghi rõ tháng nào, gồm những khoản gì. Chuyển khoản thì ghi nội dung chuyển rõ ràng: số phòng, tháng, tiền phòng, điện nước, rồi giữ ảnh chụp giao dịch.
Hoá đơn điện nước hằng tháng chủ nhà tính cho từng phòng nên có chỉ số đầu và cuối kỳ. Chụp lại công tơ của phòng mình vào ngày chốt số để đối chiếu. Sai lệch nhỏ mỗi tháng cộng lại cả năm cũng thành một khoản.
Nếu đóng tiền trễ vì lương về chậm, báo trước cho chủ nhà và hẹn ngày cụ thể. Phần lớn chủ trọ quanh khu chế xuất quen nhịp lương của công nhân và sẵn sàng linh động khi được báo trước; điều làm họ khó chịu là im lặng và không liên lạc được. Trễ nhiều lần mà không báo có thể bị coi là vi phạm hợp đồng, ảnh hưởng đến tiền cọc.
Câu hỏi thường gặp
Tiền cọc phòng trọ thường bao nhiêu tháng?
Không có mức cố định theo luật; số tiền cọc do hai bên thoả thuận và khác nhau giữa các dãy trọ. Điều quan trọng hơn con số là điều kiện trả cọc được ghi rõ: trả khi nào, trừ những khoản gì, trả phòng trước hạn thì sao. Đọc kỹ phần này trước khi đưa tiền.
Chủ trọ không trả cọc thì làm gì?
Đối chiếu hợp đồng và biên bản bàn giao, trao đổi bằng tin nhắn có lưu lại, chỉ rõ lý do bạn được nhận lại cọc. Nếu không thoả thuận được, nhờ tổ hoà giải ở cơ sở, ban điều hành khu phố. Tranh chấp kéo dài có thể yêu cầu giải quyết theo thủ tục dân sự; hỏi trợ giúp pháp lý trước.
Hợp đồng viết tay có giá trị không?
Hợp đồng thuê nhà viết tay có chữ ký của các bên vẫn là văn bản thoả thuận dân sự. Giá trị của nó phụ thuộc vào nội dung rõ ràng và người ký có quyền cho thuê. Giữ một bản hoặc ảnh chụp toàn bộ các trang có chữ ký.
Ở ghép thì ai đứng tên hợp đồng?
Tốt nhất ghi tên tất cả người ở trong hợp đồng, hoặc ít nhất có danh sách người ở kèm theo. Điều này giúp mọi người đều đăng ký tạm trú được, và làm rõ trách nhiệm khi một người chuyển đi. Thoả thuận riêng giữa những người ở chung về chia tiền cọc cũng nên ghi lại.
Chủ nhà vào phòng khi mình vắng có được không?
Phòng đang cho thuê là chỗ ở của người thuê. Chủ nhà muốn vào kiểm tra, sửa chữa nên báo trước và có mặt người thuê, trừ trường hợp khẩn cấp như cháy, rò nước. Đề nghị ghi điều này vào nội quy hoặc hợp đồng để hai bên cùng tôn trọng.
Trả phòng giữa tháng có phải trả tiền cả tháng không?
Tuỳ thoả thuận. Nhiều hợp đồng tính tròn tháng và yêu cầu báo trước, nên trả giữa tháng mà không báo trước có thể phải trả cả tháng hoặc mất cọc. Đọc điều khoản chấm dứt trước khi ký, và nếu biết sẽ chuyển, báo sớm để sắp xếp ngày trả khớp với kỳ thanh toán.